疫情下的办公空间策略
疫情下的办公空间策略
疫情下办公空间面临的挑战
受疫情冲击及多因素影响，世界经济复苏增长受挫，全球性、系统性的经济和金融风险持续累积。疫情考验企业快速应对危机的能力。企业需要调整原有的生产经营计划，想方设法降低成本，开源节流，组织员工达成共识，尽可能降低疫情危机所带来的威胁和损失。创造条件采取措施，实行创新办公模式，或是尽量在家办公或者远程办公，是一项降低成本的有效策略。
即使不存在疫情影响，近期企业空间不动产现状也给管理者提出了挑战，一方面，闲置工作空间的浪费消耗原本可用于其他工作的资源；另一方面， 不断增长员工对工作空间的需求，面对不断膨胀的不动产投资组合供应的紧缺。
这些情势的存在不仅突显了公司缺乏在不动产环境中精确跟踪并分配工作空间的能力，它还表明组织并不了解空间的实际使用情况。例如，大多数会议室可容纳 6人，但与会平均人数仅接近 3 人，而私人办公室平均 70% 的时间都是空闲无人。大多数公司仍然为每个人分配一个工位，但是现代工作人员很可能会离开办公桌，企业因此而采用远程工作方式或其它灵动办公的模式。
这些洞见让组织意识到数据驱动空间规划与管理带来的机遇，从而节省不动产使用并根据员工的需求调整工作空间，以应对市场不确定因素持续存在带来的负面影响。
通过优化空间规划与管理，可实现：
• 降低不动产成本： 正确规划空间大小，减少占地面积并达成租约。
• 产生现金流收入： 转租新的空置空间，产生新的现金流收入。
• 预测需求： 预测占用情况，提前计划并评估需求。
• 简化搬迁： 通过集成“企业搬迁管理”将方案分解为可操作的项目。
• 提高空间容量： 使用“团队空间”部署灵活的工作空间，提供一座多人的灵动工位方案。
• 显示投资回报率： 跟踪占用指标，确定需求合理性，并展现改善绩效。
借助数据驱动方案规划优化空间
“战略空间规划”可以帮助规划人员优化工作场地空间，消除空间浪费，全面掌控占用需求，并衡量多个方案对投资组合绩效的影响。
▷ 通过精确数据评估需求
使用精确系统提高数据准确性，该系统将跟踪空间的最佳行动标准化，并生成关键的战略指标来突出趋势和需求。
▷ 通过方案规划进行优化
将您的空间数据插入到用于规划空间的直观工具中。在空间之间拖动占用块，创建并比较不同方案，直到找到最佳的空间使用方式。
▷ 验证计划的有效性并显示投资回报率
使用可靠数据突出机会、验证需求并演示实施后的战略影响力。
▷ 预测需求并提前计划
在系统中跟踪趋势，并插入预测数据，进行未来状态规划，并提前掌握占用需求。
▷ 通过搬迁项目实现工作流程标准化
与用于管理搬迁和项目的系统解决方案集成，避免代价高昂的破坏性搬迁。系统解决方案采用全集成方式，您可以无缝地将规划数据转换为有效的项目工作流程。
在工作场地之间拖动占用块，找到对您的不动产和员工最合理的理想方案。GIS 使空间规划人员可以通过交互式卫星界面导航数据。
使用方案进行优化并通过方案规划，合理选择工作场所的不动产大小“战略空间规划”为沙盘环境提供了真实的投资组合数据，使规划人员可以测试多个方案并找到最佳解决方案。
规划、洞察和工作流程集成自动化
将空间规划过程自动转变为直观的工作流程， 组织可以实现最佳实践标准化，并让规划人员可以充分利用不动产数据的全部价值。
▷ 实现园区层级至房间的优化
实现从城市、园区和投资组合到楼层、分区和房间的自上至下战略空间规划。
▷ 借助快速计划功能提前规划
通过单个一致的图形格式提供多年的空间分配预测，无需依靠CAD 工具。
▷ 通过差距分析进行明智决策
预测未来空间需求与供应的差距，提供与空间有关的明智建议。每种空间分配方案都会自动计算，并以图形方式展示供应库存和空间需求之间的空间差距，从而加快响应，缩小差距。
▷ 使用 KPI 指标分析效果
利用有关占用情况、密度、成本等方面的关键指标跟踪投资组合的绩效。
▷ 将规划数据转换为项目数据，然后转换为运营数据
使用针对空间规划、执行搬迁和管理工作场所的系统解决方案在各个阶段提高战略可见性。系统更新集中化空间清单，在每个阶段完善您的空间数据和情报。
▷ 通过直观的界面实现规划可视化
轻松地在堆叠图中将空间组块从一个楼层拖至另一个楼层，完成空间分配规划。
▷ 生成报告以促进战略共识
轻松地将您的数据转换为可呈现的洞见，为规划提供信息，并为所有利益相关者提供购买辅助。
借助系统差距分析功能，规划人员可以确定未来空间需求与可用空间差距导致的问题。
确保利益相关者顺利完成任务
空间影响整个组织的利益相关者，因此，要形成战略共识和推动各个职务角色实现目标，就需要使用精确数据和清晰的报告。系统在一个系统和愿景中将这些不同的目标同各不同角色联系起来。
▷ 投资组合规划师
• 使多年不动产战略计划与总体业务计划协调一致。
• 实现不动产投资组合资产投资的高回报。
• 展示空间效率提高。
• 通过转租产生新的收入。
• 使用分配统计信息来确定业绩不佳的租赁和建筑物。
▷ 部门经理
• 评估当前和预计空间分配以及相关成本。
• 输入、审核并提出所有要求以协调计划和资源。
• 分配空间以最大限度提高协作和生产率。
▷ 财务经理
• 评估空间方案的成本，包括空间、搬迁和家具的成本。
▷ 项目经理
• 将批准的规划方案转换为可行的执行计划。
• 将预测方案与“系统 项目管理”集成，并提供用于物业和租赁获取、处置、扩建和施工的项目模板。
▷ 雇员与占用者
• 在整个工作日期间使用满足其需求的工作空间。
• 通过“系统预订”预订适合项目和工作习惯的空间。
集成“系统空间控制台”，可按类型、空位等查看平面图占位情况。使用拖放界面管理分配。
协调空间与工作场所生产率与全套“系统空间”应用程序集成，优化工作场所的规划、分配和管理。
使用“团队空间”来部署灵活的基于活动的工作场所，增加容量并提高生产率。
提升员工体验
整合规划、管理和工作场所体验围绕员工需求规划工作场所，授权员工预留和请求空间，以及跟踪自动化活动来为进一步改善提供参考信息，从而创建反馈循环，让您的工作场所与员工体验协调一致。
▷ 规划敏捷工作场所
通过集成空间管理，计划人员可以创建共享团队空间，使员工可以根据他们不断发展的项目全天选择不同的空间。
▷ 使用预订数据实现明智规划
确保员工始终可以通过系统 预订应用程序查找并预订会议室。跟踪会议空间的需求和占用情况以调整规划。
▷ 部署公用办公桌
使用公用办公桌来协调共享空间，同时充分使用利用率低的办公桌。
▷ 将协作者组织在一起
员工的就座位置与其工作方式有着内在联系。确保将关键团队、科系和部门进行合理分组，促进富有成效的交叉协作。
▷ 减少瓶颈和工作场所中断
确定并消除瓶颈，以减少人员过多带来的压力和破坏。
▷ 提高工作场所健康水平
集成建筑运营解决方案，实现工作场所服务自动化。通过单个控制台按轻重缓急排列所有工作场所的维护和要求，确保占用者的健康和安全。
▷ 提供便利设施空间，吸引人才
由于现代员工希望获得更好的工作环境条件，规划人员可以在其投资组合中设法安排娱乐和就餐空间，培养关系密切的办公社区。
▷ 协调空间类型与工作类型
确保您的工作场所具有理想的会议室、安静工作区和协作点组合，为员工提供全面支持。
随着需求改变集成系统解决方案
▷ 空间规划与管理
合理选择不动产大小、简化搬迁流程，并建设以人为本的工作环境。
▷ 建筑物运营
借助预防性维护规划，围绕关键需求优化工作和人员安排，减少运营开销。
▷ 预订
让员工能够通过任何设备预留会议和工作空间，并为管理人员提供集中式视图，妥善处理活动与优先级的关系。
▷ 环境与风险管理
简化合规工作、增强可持续性，并确保员工的健康、安全和福祉。
▷ 不动产投资组合管理
在一个系统中管理租赁，并集中显示资本和财务成本。深入了解总体拥有成本，改善租赁/购买决策。
▷ 资本项目管理
按时按预算交付施工项目。通过 BIM 将施工数据转化为运营数据。
为更好的“人性化”工作场所而努力